УПРАВЛІННЯ ЗАМОВЛЕННЯМИ І ДИСПЕТЧЕРИЗАЦІЯ

В підсистемі Управління замовленнями і диспетчеризація програми BAS Управління автотранспортом - вирішуються такі завдання:

• облік та розподіл замовлень на автомобілі
• облік рознарядок
• робота з маршрутними листами

"BAS Управління автотранспортом Стандарт" має зручну систему обліку і розподілу замовлень на автомобілі.

Замовлення на автотранспорт можуть враховуватися від внутрішніх підрозділів компанії і від сторонніх контрагентів.

У замовленні на транспортний засіб (ТЗ) враховуються:

• адреси та часові вікна доставки вантажів
• параметри і характеристики вантажу
• послуги, що надаються в рамках перевезення вантажу
• вимоги до транспорту

У програмі можливо формувати добові рознарядки на транспорт. Виписка рознарядки на випуск автомобілів відбувається з урахуванням різних режимів роботи ТЗ і графіків роботи водіїв.

АРМ Диспетчера

Основне призначення автоматизованого робочого місця (АРМ) Диспетчера – допомога у відпрацюванні замовлень покупців і формування завдань на перевезення.

Можливості:

• швидкий підбір замовлень
• заповнення документів "Маршрутний лист"
• робота з журналом "Маршрутні листи"
• робота з журналом "Подорожні листи"
• групове формування і друк документів "Рознарядка"

Документ «Замовлення на ТЗ» служить для реєстрації попередніх заявок на використання транспортних засобів, а також для планування використання транспортних засобів.

Автоматизоване робоче місце диспетчера призначено для прискореного розподілу замовлень, що надійшли від покупців, по транспортним засобам організації.

ВЗАЄМОРОЗРАХУНКИ З КОНТРАГЕНТАМИ

В підсистемі Взаєморозрахунки з контрагентами програми BAS Управління автотранспортом - вирішуються такі завдання:

• ведення прейскурантів і тарифів на транспортні послуги
• розрахунок вартості наданих послуг
• формування документів реалізацій, рахунків та актів, реєстрів

Відмінна особливість програми – продуманий довідник тарифів, що дозволяє створювати складні тарифи, гнучко налаштовувати їхню дію для контрагентів і договорів контрагентів, для маршрутів, для моделей ТЗ та інше.

У програмі можливо:

• налаштувати залежність величини тарифу від обсягу виконаної роботи
• встановлювати фіксовані тарифи
• створювати складні тарифи

На підставі діючих тарифів програма може автоматично розраховувати вартість наданих транспортних послуг в документі "Товарно-транспортна накладна", який може бути створений усередині подорожнього листа.

За довільний період часу для клієнтів можуть бути сформовані рахунки і акти послуг з різним ступенем деталізації.

Крім рахунків і актів можна сформувати реєстр наданих послуг.

Підтримується вивантаження документів реалізації в програму "BAS Бухгалтерія".

Довідник «Прейскуранти на транспорті послуги» призначений для зберігання інформації про всі прейскуранти та тарифи, згідно з якими ведеться розрахунок вартості наданих послуг.

Звіт «Реєстр наданих транспортних послуг» служить для аналізу наданих транспортних послуг. Даний звіт можна використовувати в якості реєстру-розшифровки до рахунку на транспорті послуги.

ОБЛІК ДОХОДІВ І ВИТРАТ

В підсистемі Облік доходів і витрат програми BAS Управління автотранспортом - вирішуються завдання:

• облік прямих оперативних витрат на власний транспорт
• гнучка настройка бази для розподілу доходів і витрат
• облік інших витрат на автомобілі

Прямі витрати визначаються на підставі подорожніх і ремонтних листів: вартість ПММ, вартість ремонтів і технічного обслуговування автомобілів, амортизація, знос шин.

Для кожної зі статей доходів/витрат, а також статей собівартості є можливість задати базу, спосіб і варіант розподілу між аналітиками.

Звіти за витратами можна отримувати в різних розрізах аналітики, наприклад, в розрізі замовлень на ТЗ, автомобілів, підрозділів або в розрізі замовників.

За підсумками роботи можна проаналізувати рентабельність роботи транспорту.

Форма «Налаштування обліку доходів та витрат» призначена для налаштування параметрів і правил розподілу доходів та витрат автотранспорту.

Статті доходів служать для класифікації доходів підприємства. Для статті доходів потрібно вказати спосіб розподілу доходів між транспортними засобами і аналітиками перевезення (контрагент,об’єкт будівництва, маршрут, вид перевезення)

УПРАВЛІННЯ АВТОПАРКОМ

В підсистемі Управління автопарком вирішуються основні завдання:

• ведення довідника транспортних засобів
• облік документів ТЗ та водіїв, контроль закінчення їх термінів дії
• облік виробітку ТЗ і обладнання

Вся основна інформація про автомобілі компанії зберігається у довіднику "Транспортні засоби та обладнання".

Норми проходження планового технічного обслуговування задаються за моделями ТЗ. Програма дозволяє налаштовувати норми ТО як за різними параметрами виробітку (пробіг, кількість виконаних операцій, напрацювання в мотогодинах і т.д.), так і в залежності від календарних строків.

При наближенні чергового ТО автомобіль потрапляє до звіту "Контроль термінів наближення ТО", а в списку ТЗ він виділяється спеціальною піктограмою.

Функціональні можливості програми також дозволяють:

• вести облік і контроль терміну дії будь-яких документів водіїв та автомобілів
• завантажувати та зберігати скан-копії документів у системі

При закінченні терміну дії документа в списку ТЗ автомобіль позначається спеціальною піктограмою, а зведену інформацію можна отримати у спеціалізованому звіті.

Інформація за простроченими документами автоматично переноситься до архіву.

Довідник «Транспортні засоби та обладнання» призначений для зберігання інформації про автотранспортний парк компанії та обладнання, що використовується на транспортних засобах.

Довідник «Моделі транспортних засобів та устаткування» призначений для зберігання інформації про всі моделі транспортних засобів підприємства, характеристики моделей, норми ТО, норми витрат ПММ та ін..

ОБЛІК ПОДОРОЖНІХ ЛИСТІВ

У програмі BAS Управління автотранспортом можна виписувати і обробляти подорожні листи різних видів:

• легкового автомобіля
• вантажного автомобіля (погодинний, відрядний)
• спеціального автомобіля
• міжміського автомобіля
• автобуса
• фізичної особи-підприємця
• рапорт про роботу будівельної машини

Всі перераховані друковані форми подорожніх листів є уніфікованими.

Виписка подорожнього листа виконується як ручним введенням, так і автоматичною пакетною випискою. Режим пакетної виписки особливо зручний для підприємств з великим автопарком, оскільки дозволяє за короткий проміжок часу сформувати і роздрукувати подорожні листи з мінімальними трудовитратами диспетчера.

При обробці подорожнього листа програма розраховує параметри виробітку ТЗ і водіїв за рейсом (пробіг з вантажем, час в наряді, у роботі, у простої та інші), а також нормативні та фактичні витрати ПММ і технічних рідин (ТР) автомобілів.

На підставі даних подорожніх листів програма формує аналітичні звіти:

• Напрацювання обладнання в мотогодинах
• Карка роботи ТЗ
• Пробіг ТЗ
• Виробіток транспортних засобів
• Діаграма стану ТЗ (у вигляді діаграми Ганта)
• та інші звіти

Документ «Подорожній лист» є первинним документом обліку роботи ТЗ. Подорожній лист формується в два етапи: - при виїзді ТЗ (виписка ПЛ: документ формується та проводиться, але не розраховується); - та при поверненні.(обробка, розрахунок, проведення). При виборі ТЗ автоматично заповнюються водій, залишок ПММ, спидометр на поч. виїзду, обладнання ТЗ.

У цьому розділі містяться звіти призначені для отримання інформації про результати роботи транспортних засобів.

Звіт «Виробіток транспортних засобів» служить для найбільш загального аналізу роботи транспортних засобів.

ОБЛІК ПММ І ТЕХНІЧНИХ РІДИН

Підсистема Облік ПММ і технічних рідин вирішує такі завдання:

• облік оборотів і витрати палива та ТР в розрізі кожного автомобіля
• облік фактів економії та перевитрат палива водіями в кожному рейсі
• контроль і інвентаризація залишків ПММ та технічних рідин на ТЗ

Розрахунок нормативних і фактичних витрат палива

Для автомобілів можливо враховувати базові норми витрат ПММ, а також норми витрат палива на спеціальні роботи.

Є облік коригуючих коефіцієнтів ПММ (складні умови роботи, температурні коефіцієнти, сезонні надбавки).

Всі алгоритми розрахунку нормативних витрат палива розроблені відповідно до наказу Міністерства транспорту України.

Заправки і зливи ПММ

Основні можливості:

• облік фактів зливів палива
• можливість проведення інвентаризації залишків палива в баках автомобілів
• облік заправок зі складу, за готівку, по пластиковій картці, за талонами, від постачальника
• можливість завантаження звітів процесингових центрів по деталізації заправок ПММ за пластиковими картами
• можливість порівняння завантажених заправок з чеками водіїв

Повну картину за рухом палива і ТР можна проаналізувати за допомогою різних звітів:

• Відомість руху ПММ
• Відомість приходу-витрати ПММ на ТЗ
• Заправки ПММ
• Порівняння заправок за пластиковими картками

Довідник «Моделі транспортних засобів та устаткування» призначений для зберігання інформації про всі моделі транспортних засобів підприємства, зокрема зберігання інформації норми витрат ПММ по кожній моделі автотранспорту.

Документ «Заправка ПММ» призначений для обліку заправок автомобілів ПММ. У документі реалізовані наступні види заправок: за готівку; по паливній картці; по паливній картці зі складу; від постачальника; зі складу; за талонами.

Звіт «Відомість надходження – витрати ПММ на транспортний засіб» призначений для отримання зведеної інформації про надходження та витрати ПММ на транспортні засоби в кількісному та сумовому вираженні.

ОБЛІК РЕМОНТІВ І АГРЕГАТІВ

Основні можливості підсистеми Облік ремонтів і агрегатів програми BAS Управління автотранспортом:

• облік заявок на ремонт
• облік планових ТО автомобілів і виконаних ремонтів у власній ремонтній зоні та в сторонніх автосервісах
• друк форми "Вимога-накладна" з документу "Ремонтний лист"
• облік агрегатів
• облік фактів встановлення і заміни шин, акумуляторів та іншої додаткової комплектації

Програма дозволяє детально проаналізувати інформацію по всім майбутнім і виконаним ТО і ремонтам транспорту за допомогою звітів: "Планування ТО", "Графік ТО".

Є звіти для аналізу всіх використаних при ремонтах витратних матеріалів і запчастин, є можливість скласти рейтинг автомобілів за витратами на ремонт.

У підсистемі "Облік агрегатів та іншої комплектації автомобілів" виконується облік шин, акумуляторів, а також аптечок, рацій та іншої додаткової комплектації автомобілів.

Облік агрегатів ведеться в розрізі кожного автомобіля, а шин – ще й в розрізі місць установки.

Для зручної роботи механіка в ремонтному листку передбачений майстер встановлення шин, який дозволяє швидко і наочно, використовуючи макети ТЗ, здійснювати такі операції:

• встановлювати, замінювати, знімати шини
• перевіряти інформацію щодо наявних на автомобілі шин

У програмі фіксується інформація про дату і місце установки кожної конкретної шини. На підставі даних за пробігом ТЗ програма розраховує поточний знос шин, встановлених в даний момент на автомобілі, що дозволяє заздалегідь спрогнозувати терміни їх заміни.

Документ «Ремонтний лист» служить для обліку виконаних ремонтів ТЗ та устаткування , відображення факту установки/зняття шин та акумуляторів, а також є підставою для списання запчастин та матеріалів.

На закладці «шини» документа «Ремонтний лист» розташована кнопка виклику «Майстер установки шин» . Форма майстра призначена для допомоги в заповненні місць установки шин в процесі установки і зняття шин з транспортного засобу.

Автоматизоване робоче місце механіка призначено для прискореного перегляду інформації і введення документів по проведеним роботам по ремонту ТЗ та встановленими запчастинами та агрегатів.

ОБЛІК ДТП І ШТРАФІВ ВОДІЇВ

У програмі ведеться облік дорожньо-транспортних пригод (ДТП).

Функціональність включає наступні можливості:

• облік і оформлення документів про ДТП
• облік даних за заподіяному збитку ТЗ, по страхових виплатах
• ведення статистики причин ДТП, характерах порушень ПДР
• ведення рейтингу водіїв-порушників

Звіти дозволяють проаналізувати причини аварійності, частоту участі в ДТП водіїв, порівняти суми виплат страхових компаній з витратами на відновний ремонт ТЗ.

У програмі також реалізовано облік штрафів, отриманих водіями.

Функціональність надає наступні можливості:

• друк форми згоди для утримання штрафів з заробітної плати
• зберігання фотографій порушень
• ведення рейтингу водіїв-порушників
• ведення аналітики за видами порушень ПДР

У відповідних документах заносяться дані про ТЗ та водія-порушника, характер порушення ПДР, суму штрафу і факт оплати штрафу.

Аналітичні звіти по штрафам дозволяють проаналізувати статистику щодо порушень ПДР, вивести рейтинг водіїв-порушників ПДР.

Документ « Дорожньо-транспортна пригода» призначений для обліку та реєстрації дорожньо-транспортних подій.

На закладці «Ремонти» можна вказати список ремонтних листів, за якими виконувався ремонт в результаті даного ДТП.

СКЛАДСЬКИЙ ОБЛІК ЗАПЧАСТИН І ВИТРАТНИХ МАТЕРІАЛІВ

Основні можливості підсистеми Складський облік запчастин і витратних матеріалів програми BAS Управління автотранспортом:

• облік надходження та списання запчастин, палив, технічних рідин і витратних матеріалів на склад
• облік видачі запчастин і витратних матеріалів
• внутрішнє переміщення номенклатури між складами
• списання товарів на автомобіль
• можливість проведення інвентаризацій
• контроль актуальних залишків товарів на складах

Проаналізувати рух товарів на складах і залишки можна за допомогою різних звітів.

ОБЛІК РОБОТИ ВОДІЇ

Підсистема Облік роботи водіїв вирішує основні завдання:

• облік виробітку та робочого часу водіїв
• нарахування заробітної плати за подорожніми листами

Функціональні можливості дозволяють:

• формувати, зберігати і друкувати індивідуальні графіки роботи водіїв на довільний період часу (місяць, рік і т.д.)
• формувати табеля обліку робочого часу

Відомості про нарахування виплат водіям фіксуються в документі "Нарахування зарплати".

Ці дані можуть використовуватися для розрахунку оподаткування та формування звітності, а також можуть бути вивантажені в програму "BAS Бухгалтерія".