BAS Управління автотранспортом — каждый автомобиль, рейс и расход под контролем

УПРАВЛЕНИЕ ЗАКАЗАМИ И ДИСПЕТЧЕРИЗАЦИЯ

 

В подсистеме Управление заказами и диспетчеризация решаются следующие задачи:

• учет и распределение заказов на автомобили
• учет разнарядок
• работа с маршрутными листами

"BAS Управління автотранспортом Стандарт" имеет удобную систему учета и распределения заказов на автомобиле.

Заказы на автотранспорт могут учитываться от внутренних подразделений компании и от сторонних контрагентов.

В заказе на транспортное средство (ТС) учитываются:

• адреса и временные окна доставки грузов
• параметры и характеристики груза
• услуги, предоставляемые в рамках перевозки груза
• требования к транспорту

В программе возможно формировать суточные разнарядки на транспорт. Выписка разнарядки на выпуск автомобилей происходит с учетом различных режимов работы ТС и графиков работы водителей.

АРМ Диспетчера

Основное назначение автоматизированного рабочего места (АРМ) диспетчера - помощь в отработке заказов покупателей и формирования заданий на перевозки.

возможности:

• быстрый подбор заказов
• заполнения документов "Маршрутный лист»
• работа с журналом "Маршрутные листы»
• работа с журналом "Путевые листы»
• групповое формирование и печать документов "Разнарядка»

Документ «Заказ на ТС» служит для регистрации предварительных заявок на использование транспортных средств, а также для планирования использования транспортных средств.

Автоматизированное рабочее место диспетчера предназначено для ускоренного распределения заказов, поступивших от покупателей, по транспортным средствам организации.

ВЗАИМОРАСЧЕТЫ С КОНТРАГЕНТАМИ

 

В подсистеме Взаиморасчеты с контрагентами программы BAS Управління автотранспортом решаются следующие задачи:

• ведения прейскурантов и тарифов на транспортные услуги
• расчет стоимости оказанных услуг
• формирование документов реализаций, счетов и актов, реестров

Отличительная особенность программы - продуманный справочник тарифов, позволяет создавать сложные тарифы, гибко настраивать их действие для контрагентов и договоров контрагентов, для маршрутов, для моделей ТС и другое.

В программе возможно:

• настроить зависимость величины тарифа от объема выполненной работы
• устанавливать фиксированные тарифы
• создавать сложные тарифы

На основании действующих тарифов программа может автоматически рассчитывать стоимость предоставленных транспортных услуг в документе "Товарно-транспортная накладная", который может быть создан внутри путевого листа.

За произвольный период времени для клиентов могут быть сформированы счета и акты услуг с разной степенью детализации.

Кроме счетов и актов можно сформировать реестр предоставленных услуг.

Поддерживается выгрузки документов реализации в программу "BAS Бухгалтерія".

Справочник «Прейскуранты на транспортные услуги» предназначен для хранения информации обо всех прейскуранты и тарифы, согласно которым ведется расчет стоимости предоставленных услуг.

Отчет «Реестр предоставленных транспортных услуг» служит для анализа предоставленных транспортных услуг. Данный отчет можно использовать в качестве реестра расшифровки к счету на транспортные услуги.

УЧЕТ ДОХОДОВ И РАСХОДОВ

 

В подсистеме Учет доходов и расходов решаются задачи:

• учет прямых оперативных расходов на собственный транспорт
• гибкая настройка базы для распределения доходов и расходов
• учет прочих расходов на автомобиле

Прямые расходы определяются на основании путевых и ремонтных листов: стоимость ГСМ, стоимость ремонтов и технического обслуживания автомобилей, амортизация, износ шин.

Для каждой из статей доходов / расходов, а также статей себестоимости есть возможность задать базу, способ и вариант распределения между аналитиками.

Отчеты по расходам можно получать в различных разрезах аналитики, например, в разрезе заказов на ТС, автомобилей, подразделений или в разрезе заказчиков.

По итогам работы можно проанализировать рентабельность работы транспорта.

Форма «Настройка учета доходов и расходов» предназначена для настройки параметров и правил распределения доходов и расходов автотранспорта.

Статьи доходов служат для классификации доходов предприятия. Для статьи доходов нужно указать способ распределения доходов между транспортными средствами и аналитиками перевозки (контрагент, объект строительства, маршрут, вид перевозки)

УПРАВЛЕНИЕ АВТОПАРКОМ

 

В подсистеме Управление автопарком программы BAS Управління автотранспортом решаются основные задачи:

• ведения справочника транспортных средств
• учет документов ТС и водителей, контроль окончания их сроков действия
• учет выработки ТС и оборудование

Вся основная информация об автомобилях компании сохраняется в справочнике "Транспортные средства и оборудование".

Нормы прохождения планового технического обслуживания задаются по моделям ТС. Программа позволяет настраивать нормы ТО как по различным параметрам выработки (пробег, количество выполненных операций, наработки в моточасах и т.д.), так и в зависимости от календарных сроков.

При приближении очередного ТО автомобиль попадает в отчет "Контроль сроков приближения ТО", а в списке ТС он выделяется специальной пиктограммой.

Функциональные возможности программы также позволяют:

• вести учет и контроль срока действия любых документов водителей и автомобилей
• загружать и хранить скан-копии документов в системе

При окончании срока действия документа в списке ТС автомобиль обозначается специальной пиктограммой, а сводную информацию можно получить в специализированном отчете.

Информация по просроченным документам автоматически переносится в архив.

Справочник «Транспортные средства и оборудование» предназначен для хранения информации о автотранспортном парке компании и оборудовании, используемом на транспортных средствах.

Справочник «Модели транспортных средств и оборудования» предназначен для хранения информации обо всех моделях транспортных средств предприятия, характеристики моделей, нормы ТО, нормы расхода ГСМ и др ..

УЧЕТА ПУТЕВЫХ ЛИСТОВ

 

В программе BAS Управління автотранспортом можно выписывать и обрабатывать путевые листы различных видов:

• легкового автомобиля
• грузового автомобиля (повременная, сдельная)
• специального автомобиля
• междугородной автомобиля
• автобуса
• физического лица-предпринимателя
• рапорт о работе строительной машины

Все перечисленные печатные формы путевых листов являются унифицированными.

Выписка путевого листа выполняется как ручным вводом, так и автоматической пакетной выпиской. Режим пакетной выписки особенно удобен для предприятий с большим автопарком, поскольку позволяет за короткий промежуток времени сформировать и распечатать путевые листы с минимальными трудозатратами диспетчера.

При обработке путевого листа программа рассчитывает параметры выработки ТС и водителей рейсом (пробег с грузом, время в наряде, в работе, в простое и другие), а также нормативные и фактические расходы ГСМ и технических жидкостей (ТР) автомобилей.

На основании данных путевых листов программа формирует аналитические отчеты:

• Наработка оборудования в моточасах
• Карка работы ТС
• Пробег ТС
• Выработка транспортных средств
• Диаграмма состояния ТС (в виде диаграммы Ганта)
• и другие отчеты

Документ «Путевой лист» является первичным документом учета работы ТС. Путевой лист формируется в два этапа: - при выезде ТС (выписка ПЛ: документ формируется и проводится, но не рассчитывается) - и при возвращении. (Обработка, расчет, проведения). При выборе ТС автоматически заполняются водитель, остаток ГСМ, спидометр нач. выезда, оборудование ТС.

В этом разделе содержатся отчеты предназначены для получения информации о результатах работы транспортных средств.

Отчет «Выработка транспортных средств» служит для наиболее общего анализа работы транспортных средств.

УЧЕТ ГСМ И ТЕХНИЧЕСКИХ ЖИДКОСТЕЙ

 

Подсистема Учет ГСМ и технических жидкостей программы BAS Управління автотранспортом решает следующие задачи:

• учет оборотов и расхода топлива и ТР в разрезе каждого автомобиля
• учет фактов экономии и перерасхода топлива водителями в каждом рейсе
• контроль и инвентаризация остатков ГСМ и технических жидкостей на ТС

Расчет нормативных и фактических затрат топлива

Для автомобилей возможно учитывать базовые нормы расхода ГСМ, а также нормы расхода топлива на специальные работы.

Есть учет корректирующих коэффициентов ГСМ (сложные условия работы, температурные коэффициенты, сезонные надбавки).

Все алгоритмы расчета нормативного расхода топлива разработаны в соответствии с приказом Министерства транспорта Украины.

Заправки и сливы ГСМ

Основные возможности:

• учет фактов сливов топлива
• возможность проведения инвентаризации остатков топлива в баках автомобилей
• учет заправок со склада, за наличные, по пластиковой карточке, по талонам, от поставщика
• возможность загрузки отчетов процессинговых центров по детализации заправок ГСМ по пластиковым картам
• возможность сравнения загруженных заправок с чеками водителей

Полную картину за движением топлива и ТР можно проанализировать с помощью различных отчетов:

• Ведомость движения ГСМ
• Ведомость прихода-расхода ГСМ на ТС
• Заправки ГСМ
• Сравнение заправок по пластиковым картам

Справочник «Модели транспортных средств и оборудования» предназначен для хранения информации обо всех моделях транспортных средств предприятия, в частности хранения информации нормы расхода ГСМ по каждой модели автотранспорта.

Документ «Заправка ГСМ» предназначен для учета заправок автомобилей ГСМ. В документе реализованы следующие виды заправок: за наличные; по топливной карте; по топливной карте из склада; от поставщика; из склада; по талонам.

Отчет «Ведомость поступления - затраты ГСМ на транспортное средство» предназначен для получения сводной информации о поступлении и расхода ГСМ на транспортные средства в количественном и суммовом выражении.

УЧЕТ РЕМОНТА И АГРЕГАТОВ

 

Основные возможности подсистемы Учет ремонтов и агрегатов программы BAS Управління автотранспортом:

• учет заявок на ремонт
• учет плановых ТО автомобилей и выполненных ремонтов в собственной ремонтной зоне и в сторонних автосервисах
• печать формы "Требование-накладная" из документа "Ремонтный лист"
• учет агрегатов
• учет фактов установки и замены шин, аккумуляторов и другой дополнительной комплектации

Программа позволяет детально проанализировать информацию по всем будущим и выполненным ТО и ремонтам транспорта с помощью отчетов: "Планирование ТО", "График ТО".

Есть отчеты для анализа всех использованных при ремонтах расходных материалов и запчастей, есть возможность составить рейтинг автомобилей по затратам на ремонт.

В подсистеме "Учет агрегатов и другой комплектации автомобилей" выполняется учет шин, аккумуляторов, а также аптечек, раций и другой дополнительной комплектации автомобилей.

Учет агрегатов ведется в разрезе каждого автомобиля, а шин - еще и в разрезе мест установки.

Для удобной работы механика в ремонтном листке предусмотрен мастер установки шин, который позволяет быстро и наглядно, используя макеты ТС, осуществлять следующие операции:

• устанавливать, менять, снимать шины
• проверять информацию об имеющихся на автомобиле шин

В программе фиксируется информация о дате и месте установки каждой конкретной шины. На основании данных по пробегу ТС программа рассчитывает текущий износ шин, установленных в данный момент на автомобили, позволяет заранее спрогнозировать сроки их замены.

Документ «Ремонтный лист» служит для учета выполненных ремонтов ТС и оборудования, отражения факта установки / снятия шин и аккумуляторов, а также является основанием для списания запчастей и материалов.

На закладке «шины» документа «Ремонтный лист» расположена кнопка вызова «Мастер установки шин». Форма мастера предназначена для помощи в заполнении мест установки шин в процессе установки и снятия шин с транспортного средства.

Автоматизированное рабочее место механика предназначено для ускоренного просмотра информации и ввода документов по проведенным работам по ремонту ТС и установленными запчастями и агрегатов.

УЧЕТ ДТП И ШТРАФЫ ВОДИТЕЛЕЙ

 

В программе BAS Управління автотранспортом ведется учет дорожно-транспортных происшествий (ДТП).

Функциональность включает следующие возможности:

• учет и оформление документов о ДТП
• учет данных по причиненному ущербу ТС, по страховым выплатам
• ведения статистики причин ДТП, характерах нарушений ПДД
• ведения рейтинга водителей-нарушителей

Отчеты позволяют проанализировать причины аварийности, частоту участия в ДТП водителей, сравнить суммы страховых компаний с затратами на восстановительный ремонт ТС.

В программе также реализован учет штрафов, полученных водителями.

Функциональность предоставляет следующие возможности:

• печать формы согласия для удержания штрафов по заработной плате
• хранения фотографий нарушений
• ведения рейтинга водителей-нарушителей
• ведения аналитики по видам нарушений ПДД

В соответствующих документах заносятся данные о ТС и водителя-нарушителя, характер нарушения ПДД, сумму штрафа и факт оплаты штрафа.

Аналитические отчеты по штрафам позволяют проанализировать статистику о нарушениях ПДД, вывести рейтинг водителей-нарушителей ПДД.

Документ «Дорожно-транспортное происшествие» предназначен для учета и регистрации дорожно-транспортных происшествий.

На закладке «Ремонты» можно указать список ремонтных листов, по которым выполнялся ремонт в результате данного ДТП.

СКЛАДСКОЙ УЧЕТ ЗАПЧАСТЕЙ И РАСХОДНИКОВ

 

Основные возможности подсистемы Складской учет запчастей и расходных материалов программы BAS Управління автотранспортом:

• учет поступления и списания запчастей, топлива, технических жидкостей и расходных материалов на склад
• учет выдачи запчастей и расходных материалов
• внутреннее перемещение номенклатуры между складами
• списания товаров на автомобиль
• возможность проведения инвентаризаций
• контроль актуальных остатков товаров на складах

Проанализировать движение товаров на складах и остатки можно с помощью различных отчетов.

УЧЕТ РАБОТЫ ВОДИТЕЛИ

 

Подсистема Учет работы водителей решает основные задачи:

• учет выработки и рабочего времени водителей
• начисления заработной платы по путевым листам

Функциональные возможности позволяют:

• формировать, хранить и печатать индивидуальные графики работы водителей на произвольный период времени (месяц, год и т.д.)
• формировать табеля учета рабочего времени

Сведения о начислении выплат водителям фиксируются в документе "Начисление зарплаты".

Эти данные могут использоваться для расчета налогообложения и формирования отчетности, а также могут быть выгружены в программу "BAS Бухгалтерія".