Выбор и внедрение программных решений для автоматизации бухгалтерского учета и торговли

Еще недавно выбор специализированных компьютерных программ для автоматизации бухгалтерского учета был ограничен пятью-семью вариантами различной степени сложности. Сегодня на рынке представлены десятки специализированных видов ПО, каждое из которых имеет свою специфику. Как разобраться в этом многообразии и выбрать программу автоматизации BAS, отвечающую текущим потребностям предприятия?

Критерии выбора программ автоматизации бухгалтерского учета

Своевременное предоставление сведений по качеству и результатам хозяйственных операций – лучшая возможность обеспечить в компании эффективный управленческий учет. Принятие решений, которое опирается на конкретные цифры, всегда продумано и дальновидно. Если же бухгалтерия неспособна предоставить актуальные сведения в любой момент, она становится не помощником руководителя, а слабым звеном системы управления, внося разногласия и ошибки в работу предприятия.

С учетом сказанного становится возможным выделить критерии хорошей бухгалтерской программы автоматизации:

• Логическая увязка основных рабочих параметров, благодаря которой каждая хозяйственная операция находит всестороннее отражение в бухгалтерии и автоматических синхронизируется в смежных областях, что обеспечивает целостность учета и достоверность формируемых отчетных сведений.
• Простота и наглядность в эксплуатации. Такое решение снижает нагрузку на сотрудников службы учета, позволяет быстрее освоить новые принципы работы и превращает систему автоматизации в помощника, упрощающего повседневный рутинный труд.
• Высокая пропускная способность, что заключается в возможности быстро вводить в программу необходимые сведения, подготавливать первичную и отчетную документацию, формировать десятки проводок или списывать товары согласно данным по их движению и т.д. Оперативный учет, важная составляющая бухгалтерии, должен вестись в реальном времени, иначе в нем не удастся избежать накладок, ошибок и пропусков.

Также важное преимущество хорошего ПО для нужд бухгалтерского учета – возможность обеспечить качественное ведение учета на компьютерной технике любого уровня сложности. Важно, чтобы система была полностью защищена от сбоев и несанкционированного доступа, умышленной порчи и длительного «зависания». В ней должно быть предусмотрено экстренное восстановление данных на момент повреждения. А компания-производитель должна предоставлять заказчику услугу технического сопровождения, помогая устранить возникающие проблемы и обеспечить обучение персонала.

Всем перечисленным требованиям полностью соответствует программное обеспечение BAS Комплексное управление предприятием, а также его составляющие — BAS Производство, Торговля или Бухгалтерия. Последние версии программ BAS наделены всем необходимым для текущей деятельности сотрудников учетного отдела: имеют встроенный калькулятор и базу нормативной документации, предлагают формирование и распечатку первичных документов, экспорт данных и доступ к архивам прошлых отчетных периодов. Освоить работу с пакетами BAS сможет любой специалист, имеющий начальные понятия о работе на компьютере. Доверив автоматизацию бухгалтерии программному обеспечению BAS, вы сделаете важный шаг по ее оптимизации и сможете наладить в компании эффективный управленческий учет.

Как осуществляется внедрение автоматических программ BAS Управление торговлей и Бухгалтерия

Чтобы новая система автоматизации оправдала ожидания и стала эффективным помощником учетных работников, ее выбор необходимо осуществлять в такой последовательности:

• Разработка направления оптимизации учета на основе текущих потребностей компании, уровня развития ее бизнеса и объема хозяйственных операций.
• Определение масштаба автоматизации учета – частичной или полной, только одного сегмента деятельности или всего учетного процесса.
• Формирование конкретных задач и требований к будущему ПО BAS;
• Поиск и выбор подходящего программного обеспечения по рекомендации специалистов.

Что подразумевает разработка путей оптимизации учета

Уязвимыми местами учетной политики компании может быть «неудобный» план счетов, некачественный или неполный анализ показателей, невозможность обеспечить оперативную подготовку первичной и отчетной документации, а также неактуальность используемых учетных регистров: ведомостей, счетов, книг и т.д. Все эти проблемы следует систематизировать и подбирать новое программное обеспечение BAS с учетом устранения всех выявленных недочетов. Иначе расходы на приобретение системы автоматизации будут напрасными, и она не сможет обеспечить компанию актуальными данными для управленческого учета.

Как осуществляется формирование задач для будущего ПО BAS

На основании списка недочетов бухгалтерии принимается решение о ее полной или частичной автоматизации, что означает постановку задачи для поиска и подбора программного обеспечения. Базовым пакетом опций для всех программ является формирование первичной документации, предоставление учетных регистров для разнесения данных по счетам, формирование отчетов в интересующем срезе деятельности и подготовку налоговых и статистических отчетов. Наличие прочих необходимых опций вариативно, и их наличие следует уточнять при выборе конкретного программного решения.

На основании подготовленной информации осуществляется выбор оптимального программного обеспечения BAS и компьютерной техники для его установки. Второй аспект имеет не меньшее значение, чем первый: для масштабных учетных решений требуется мощная и производительная техника, которая не будет «зависать» из-за значительного количества операций. Если на предприятии нет специалиста по вопросам «железа», окончательный выбор ПО и компьютерной техники следует осуществлять с учетом мнения квалифицированных специалистов. Такое решение позволит предусмотреть все нюансы и добиться идеального соответствия новой системы автоматизации текущим потребностям компании.