Вибір і впровадження програмних рішень для автоматизації бухгалтерського обліку та торгівлі

Ще недавно вибір спеціалізованих комп'ютерних програм для автоматизації бухгалтерського обліку був обмежений п'ятьма-сімома варіантами різного ступеня складності. Сьогодні на ринку представлені десятки спеціалізованих видів ПО, кожне з яких має свою специфіку. Як розібратися в цьому різноманітті і вибрати програму автоматизації BAS, що відповідає поточним потребам підприємства?

Критерії вибору програм автоматизації бухгалтерського обліку

Своєчасне надання даних щодо якості та результатами господарських операцій – найкраща можливість забезпечити в компанії ефективний управлінський облік. Прийняття рішень, яке спирається на конкретні цифри, завжди продумано і далекоглядно. Якщо ж бухгалтерія нездатна надати актуальні відомості в будь-який момент, вона стає помічником керівника, а слабкою ланкою системи управління, вносячи розбіжності і помилки в роботу підприємства.

З урахуванням сказаного стає можливим виділити критерії хорошої бухгалтерської програми автоматизації:

• Логічна ув'язка основних робочих параметрів, завдяки якій кожна господарська операція знаходить всебічне відображення в бухгалтерії і автоматичних синхронізується в суміжних областях, що забезпечує цілісність обліку і достовірність формованих звітних відомостей.
• Простота і наочність в експлуатації. Таке рішення знижує навантаження на співробітників служби обліку, дозволяє швидше освоїти нові принципи роботи і перетворює систему автоматизації в помічника, який спрощує повсякденний рутинну працю.
• Висока пропускна здатність, що полягає в можливості швидко вводити в програму необхідні відомості, готувати первинну і звітну документацію, формувати десятки проводок або списувати товари згідно з даними по їх руху і т.д. Оперативний облік, важлива складова бухгалтерії, повинен вестися в реальному часі, інакше в ньому не вдасться уникнути накладок, помилок і пропусків.

Також важлива перевага хорошого ПО для потреб бухгалтерського обліку – можливість забезпечити якісне ведення обліку на комп'ютерній техніці будь-якого рівня складності. Важливо, щоб система була повністю захищена від збоїв і несанкціонованого доступу, умисного псування і тривалого « зависання ». У ній повинно бути передбачено екстрене відновлення даних на момент ушкодження. А компанія-виробник повинна надавати замовнику послугу технічного супроводу, допомагаючи усунути виникаючі проблеми і забезпечити навчання персоналу.

Усім перерахованим вимогам повністю відповідає програмне забезпечення BAS Комплексне управління підприємством, а також його складові — BAS Виробництво, Торгівля або Бухгалтерія. Останні версії програм BAS наділені всім необхідним для поточної діяльності співробітників облікового відділу: мають вбудований калькулятор і базу нормативної документації, пропонують формування і роздруківку первинних документів, експорт даних і доступ до архівів минулих звітних періодів. Освоїти роботу з пакетами BAS зможе будь-який фахівець, який має початкові поняття про роботу на комп'ютері. Довіривши автоматизацію бухгалтерії програмного забезпечення BAS, ви зробите важливий крок по її оптимізації і зможете налагодити в компанії ефективний управлінський облік.

Як здійснюється впровадження автоматичних програм BAS Управління торгівлею і Бухгалтерія

Щоб нова система автоматизації виправдала очікування і стала ефективним помічником облікових працівників, її вибір необхідно здійснювати в такій послідовності:

• Розробка напрямки оптимізації обліку на основі поточних потреб компанії, рівня розвитку її бізнесу і обсягу господарських операцій.
• Визначення масштабу автоматизації обліку – часткової або повної, тільки одного сегмента діяльності або всього облікового процесу.
• Формування конкретних завдань і вимог до майбутнього ПО BAS ;
• Пошук і вибір відповідного програмного забезпечення за рекомендацією фахівців.

Що має на увазі розробка шляхів оптимізації обліку

Уразливими місцями облікової політики компанії може бути « незручний » план рахунків, неякісний або неповний аналіз показників, неможливість забезпечити оперативну підготовку первинної та звітної документації, а также неактуальність використовуваних облікових регістрів: відомостей, рахунків, книг і т.д. Всі ці проблеми слід систематизувати і підбирати нове програмне забезпечення BAS з урахуванням усунення всіх виявлених недоліків. Інакше витрати на придбання системи автоматизації будуть марними, і вона не зможе забезпечити компанію актуальними даними для управлінського обліку.

Як здійснюється формування завдань для майбутнього ПО BAS

На підставі списку недоліків бухгалтерії приймається рішення про її повної або часткової автоматизації, що означає постановку задачі для пошуку і підбору програмного забезпечення. Базовим пакетом опцій для всіх програм є формування первинної документації, надання облікових регістрів для рознесення даних по рахунках, формування звітів в сюжеті зрізі діяльності та підготовку податкових і статистичних звітів. Наявність інших необхідних опцій варіативно, і їх наявність слід уточнювати при виборі конкретного програмного рішення.

На підставі підготовленої інформації здійснюється вибір оптимального програмного забезпечення BAS та комп'ютерної техніки для його установки. Другий аспект має не менше значення, ніж перший: для масштабних облікових рішень потрібна потужна і продуктивна техніка, яка не буде « зависати » через значної кількості операцій. Якщо на підприємстві немає фахівця з питань « заліза », остаточний вибір ПО та комп'ютерної техніки слід здійснювати з урахуванням думки кваліфікованих фахівців. Таке рішення дозволить передбачити всі нюанси і домогтися ідеальної відповідності нової системи автоматизації поточних потреб компанії.