ПРАВИЛА РОБОЧОГО ПРОЦЕСУ В ПРОГРАМІ BAS МАЛИЙ БІЗНЕС

Вбудований в програму BAS Малий бізнес механізм “Правила робочого процесу” дозволяє автоматизувати оповіщення внутрішніх(співробітники, відповідальні особи) та зовнішніх (клієнти, постачальники, партнери) користувачів при виконанні визначених умов, наприклад зміна статусу замовлень, подій, завдань, сплату замовлень. “Правила робочого процесу” програми BAS Малий бізнес дають можливість пришвидшити комунікації та зменшити людський фактор при відпрацюванні бізнес процесів компанії. Для розуміння налаштування “Правил робочого процесу” розглянемо кейс компанії яка займається виготовленням метало пластикових вікон на замовлення, налаштуємо три робочих процеси:

• Оповіщення майстра про необхідність виїзду до клієнта для проведення замірів;
• Оповіщення менеджера про надходження оплат по замовленню клієнта;
• Оповіщення клієнта електронним листом про готовність продукції до відвантаження.

Для початку потрібно налаштувати Статуси замовлення покупця які будуть відображати просування угоди від домовленості до відвантаження, в нашому випадку це В роботі, Підписання договору, Виїзд спеціаліста, Оплата, Очікування матеріалів, Готово до відвантаження, Відвантаження замовнику, Завершено.

Оповіщення майстра про необхідність виїзду до клієнта для проведення замірів.

При зміні статусу замовлення покупця в значення Виїзд спеціаліста, майстру цеха відправляється нагадування що потрібно здійснити виїзд до клієнта для проведення замірів.

В вікні налаштування робочого процесу зазначаємо Умова старту — Зміна стану замовлення покупця. В табличній частині Критерії правила, додаємо строчку з типом Стан та зазначаємо Виїзд спеціаліста.

Додаємо строчку в табличну частину дії що виконуються, вказуємо тип дії Нагадування, Кому нагадати вибираємо Значення (тобто конкретній людині) і вказуємо Начальника цеху.

Оповіщення менеджера про надходження оплат по замовленню клієнта.

При надходженні оплати по Замовленню клієнта на суму більше 1000 грн. відповідальному менеджеру виводиться нагадування що надійшли кошти.

В вікні налаштування робочого процесу зазначаємо Умова старту — Надходження передоплати за замовленням покупця. В табличній частині Критерії правила, додаємо строчку з типом Сума більше або дорівнює 1000.

Додаємо строчку в табличну частину дії що виконуються, вказуємо тип дії Нагадування, Кому нагадати вибираємо З підстави (тобто нагадування буде автору конкретного замовлення покупця) і вказуємо Автор.

Оповіщення клієнта електронним листом про готовність продукції до відвантаження.

При зміні статусу замовлення покупця в значення Готовий до відвантаження, клієнту автоматично надсилається електронний лист про те що товари підготовлено до відвантаження і їх можливо отримати.

В вікні налаштування робочого процесу зазначаємо Умова старту — Зміна стану замовлення покупця. В табличній частині Критерії правила, додаємо строчку з типом Стан та зазначаємо Готовий до відвантаження.

Додаємо строчку в табличну частину Дії що виконуються, вказуємо тип дії Відправити E-mail, Кому нагадати вибираємо З підстави (тобто з конкретного замовлення) і вказуємо Покупець, відповідального теж вказуємо з підстави (тобто менеджер який відповідає за вказане замовлення клієнта).

Також потрібно налаштувати шаблон електронного листа який буде відправлятися клієнтам, в шаблоні можливо вказувати не тільки статичну інформацію, можливо перетягувати із вікна Параметри будь які дані із конкретного замовлення клієнта, наприклад номер, дату, суму, відповідального, назву клієнта. Також можливо вкласти в лист друковану форму даного замовлення або друковану форму рахунку на оплату.