Основные вопросы автоматизации торговли с применением программного обеспечения BAS

Длительное время российская торговля была представлена в основном хаотичными и организованными рынками, где торговые точки могли предложить покупателю ограниченный ассортимент товаров. Сегодня им на смену пришли супер- и гипермаркеты, число товарных позиций в которых исчисляется десятками и сотнями тысяч. Учитывая требования аналитического учета, становится понятным: охватить такой объем с помощью «ручного» ведения бухгалтерии не представляется возможным. Кроме того, стандартное ПО для нужд учетного отдела часто не учитывает специфику торговых предприятий и предлагает лишь общие решения. Направленные преимущественно на синтетический учет и формирование проводок. Поэтому специально для предприятий розничной и мелкооптовой сети были разработаны программы BAS Торговля, которые обеспечивают:

• полную автоматизацию торговых процессов и учетных операций, связанных с их отражением в бухгалтерском учете и детальным анализом;
• оперативное управление деятельностью компании;
• контроль на удаленных и центральных точках;
• эффективное использование в работе торговых предприятий специального оборудования.

Применение автоматических решений на предприятиях торговли – лучший способ оптимизировать рабочий процесс и помочь в оценке результатов деятельности для принятия последующих управленческих решений.

Разница между бухгалтерскими программами и средствами автоматизации торговли BAS

Неверно понимая специфику торгового процесса, ряд предприятий уверенно предлагает бухгалтерские программные решения для нужд розничной или оптовой сети. Часто они оказываются неэффективны, особенно если компания делает ставку на аналитический учет и детальное отражение в нем всех товарных операций: поступление и реализацию, обмен, выбытие по причине порчи, естественные потери, списание, возврат поставщику и т.д. в рамках обычного бухгалтерского ПО обеспечить качественный товарный учет не представляется возможным. Поэтому специалисты рекомендуют торговым предприятиям подбирать ПО BAS Торговля, где акцент сделан именно на этот аспект учета, и предусмотрено внесение в базу сотен тысяч ассортиментных позиций.

Попробуем разобраться, в чем состоит разница между бухгалтерскими и торговыми средствами автоматизации:

• Бухгалтерские программы BAS делают ставку на учет и контроль финансовой деятельности предприятия. Хозяйственные операции здесь имеют значение преимущественно с точки зрения получения финансового результата – прибыли или убытка. Основные аспекты деятельности в рамках BAS Бухгалтерия – это подготовка первичной документации, формирование проводок и составление отчетной документации для оценки рентабельности деятельности. Аналитический учет товарных запасов и движений по каждой позиции здесь несколько ограничен из-за низкой значимости от общего результата работы предприятия.
• Программное обеспечение BAS, созданное под нужды торговых предприятий, делает ставку именно на товарный учет и предлагает оформление любых типов первичной документации, освобождая учетных сотрудников от этой утомительной обязанности. Подготовка и распечатка документов занимает здесь несколько минут, а по указанию оператора зафиксированное действие немедленно проводится по остаткам и синхронизируется в бухгалтерской части программы.

Важная особенность программ BAS для торговли и для бухгалтерии – временное разнесение фактического совершения операции и ее документального отражения. В бухгалтерии разница может составлять несколько дней или недель, тогда как в торговле такое недопустимо. Документы по каждой операции составляются немедленно в момент ее совершения, что позволяет получать актуальную информацию по товарным остаткам в режиме реального времени. Промедление здесь может стать причиной введения ошибочных данных, потери нужного документа, нарушения процесса взаиморасчетов и т.д.

Основа бухгалтерского учета в рамках BAS Бухгалтерия КОРП – это план счетов, где находят отражение финансовые операции и их результаты. Здесь осуществляется формирование всех проводок, которые образуют остатки по счетам для отражения в бухгалтерском балансе. В торговых предприятиях этот вопрос имеет второстепенное значение. Гораздо важнее для программы BAS обеспечить оперативный учет в разрезе основных рабочих категорий: товаров, кассы, расчетного счета, склада, контрагентов, тары, заказов и т.д. Значение имеет движение товаров, скорость их оборачиваемости, рентабельность совершенных сделок и прочие аналогичные параметры, определяющие уровень прибыли или убытка от коммерческой деятельности.

Также существенное отличие между торговым и бухгалтерским ПО BAS заключается в доступности для определенного круга пользователей. Для учетного отдела это квалифицированные бухгалтера и экономисты, знающие план счетов, правила формирования проводок и способы расчета финансовых показателей деятельности. Для розничных и оптовых предприятий и складок доступ к BAS Торговля может быть разрешен для всех участников торгового процесса: продавцов, товароведов, экономистов, кладовщиков, операторов по подготовке первичной документации, менеджеров и других, имеющих весьма слабое представление о нюансах бухгалтерии, но способных обеспечить своевременное и достоверное ведение аналитического учета по товарам, расчетам, заказчикам и поставщикам.

И последнее важное отличие торгового ПО BAS – совместимость с торговым оборудованием: кассовыми и фискальными устройствами, электронными весами, POS-терминалами, системами распознавания штрих-кодов и т.д. Их применение позволяет на 100% автоматизировать торговый процесс, исключает вероятность ошибок и злоупотреблений, а также в разы ускоряет процесс обслуживания покупателей. Учет возможности подключения перечисленных устройств в систему товарной аналитики – обязательное свойство, которым должны обладать все торговые программы для автоматизации рабочих процессов.