Разгони свой бизнес, стань лидером! НЕТСОФТ - реальная автоматизация бизнеса.
Управленческий учет

УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ УЧЕТ - ПРАКТИЧЕСКОЕ ПРИМЕНЕНИЕ В БИЗНЕСЕ

Управленческий учет — словосочетание которые знает каждый бизнесмен, но при этом, нет единого мнения что это такое, и каждый предприниматель понимает его по разному. Если взять цитату из википедии то значение управленческого учета такое «Управленческий учёт — упорядоченная система выявления, измерения, сбора, регистрации, интерпретации, обобщения, подготовки и предоставления важной для принятия решений по деятельности организации информации и показателей для управленческого звена организации (внутренних пользователей — руководителей). Основной задачей управленческого учёта является ответ на вопрос, в каком состоянии находится организация, как необходимо распределить имеющиеся ресурсы, чтобы повысить эффективность деятельности. » звучит информативно но совсем не раскрывает практическую суть управленческого учета. Из своего двадцатилетнего опыта автоматизации бизнеса знаю что «конкуренция находится в сфере незримого» потому в этой статье я хочу немного приоткрыть тайну что же такое управленческий учет на практике и как его использовать для достижения высоких показателей деятельности кампании и создания с его помощью устойчивого конкурентного преимущества вашей компании на рынке, и что должна уметь ваша программа управленческого учета.

УЧЕТ

 

Затраты, себестоимость, прибыль

В какой бы отрасли вы не вели бизнес часто стоимость закупаемых товаров, сырья, материалов жестко привязана к курсу твердых валют, изменение которого приводит к значительным колебаниям закупочных цен. С недавнего времени стоимость такого важного энергоресурса как газ тоже не фиксированная и зависит от многих факторов в том числе и сезонность (летом дешевле/зимой дороже). Потому перед предпринимателями стает вопрос, как же правильно установить цену на свои товары или производимую продукцию, и часто из за сложности ручного вычисления себестоимости в реальном времени вопрос с установкой цены решается просто — отдел планирования один раз высчитывает цену на товары / производимую продукцию, руководство накидает свой процент рентабельности, и по такой сформированной цене отдел продаж пытается сбыть продукцию. Но чем больше времени проходит, чем больше изменяется цены по закупкам, тем менее правильной стает продажная цена. Ведь если себестоимость уменьшалась а цена осталась старой то вероятнее всего будет происходить отток клиентов к тем продавцам кто привел цены в соответствие с реальной рыночной ситуацией, если же закупочные цены повысились то наша прибыль от продаж не будет перекрывать себестоимость. Все эти процессы часто происходят медленно и незаметно, но результаты всегда одинаковые — уменьшение объемов продаж, уменьшения прибыль, потеря рынков или банкротство.

Другим важным фактором управленческого учета при расчете себестоимости и прибыли, является правильное отражение расходов на амортизацию основных средств. Часто бухгалтерия предприятия ведет учет исходя из норм налогового учета, и амортизирует основные средства максимально быстро чтобы провести как можно больше затрат в налоговом учете, и в большинстве случаев игнорирует реальную стоимость основных средств которая может значительно увеличится в течении продолжительного времени. Цель же управленческого учета максимально четкое понимание какая будет цена основного средства в конце времени его эксплуатации, и какое реальное время пройдет перед тем как его необходимо будет заменить. Исходя из этого знания мы сможем включить в себестоимость товаров такую суму амортизации, которая с одной стороны не завышает себестоимость и в результате продажную цену, но при этом даст возможность накопить достаточно денег чтобы заменить изношенные основные средства новыми. Достичь правильного исчисления затрат, себестоимости и прибыли в реальном времени невозможно (или очень затратно) без использования программного обеспечения для ведение управленческого учета, внедрения таких систем позволит выжить и процветать в нашей изменчивой и конкурентной бизнес среде.

Учет в твердой валюте

К сожалению наша страна все еще живет от кризиса к кризису и цены на сырье, материалы, средства производства и труд в национальной валюте часто катастрофически изменяются с течением времени. Так например курс доллара в 2007 году был 5 грн. в 2008 8 грн. в 2017 28 грн. в 2020 опустился до 25 а затем снова поднялся до 28 грн. Колебания курса в значительной степени воздействуют на весь бизнес делают его совершенно непрозрачным для собственников предприятий, ведь сегодня закупив товар по одной цене в гривнах, мы не знаем хватит ли вырученных от продажи денег на следующую закупку товаров, или просто рассчитаться с поставщиком по текущим обязательствам. Островком стабильности в хаосе бизнеса может стать ведение управленческого учета в твердой валюте, это позволить видеть реальную суму закупленных товаров, материалов, сумы дебиторской, кредиторской задолженности, текущую стоимость основных средств. Такая информация позволит более грамотно установить цены на свои товары, продукцию, построить выгодную политику расчетов с поставщиками, клиентами, выплачивать справедливую зарплату сотрудникам и тем самым избежать текучести кадров, и наконец видеть реальный результат (прибыль или убыток) своей деятельности. Хорошая программа управленческого учета должна уметь вести учет на выбор пользователя как в национальной валюте так и в твердой.

Управленческий баланс

Предприниматели которые только начинают внедрять управленческий учет часто сосредотачиваются на учете денежных средств:

  • сколько денег на счетах в кассах;
  • на какие цели тратятся деньги;
  • откуда к нам приходят деньги.

Управление денежными потоками часто дает чувство контроля над ситуацией, ведь если количество денег на счетах увеличивается то это значит что мы все делаем правильно. На практике такой метод ведения управленческого учета не учитывает многих других факторов оказывающих влияния на оценку успешности бизнеса, например:

  • Усилиями коммерческого отдела удалось сократить дебиторскую задолженность, соответственно денег стало больше и вроде бы это отлично, но при этом прибыли то не стало больше просто стало больше денег (то есть ликвидных активов).
  • Анализ денежного потока не учитывает будущие денежные затраты, например замену средств производства, обновление автопарка, ремонты офисных, производственных помещений.
  • Увеличение денежных средств может быть связано с привлечением новых инвестиций от собственников или в виде кредитов, что увеличивает наличие денежных средств за счет кредиторской задолженности.

В результате контроль над денежными потоками не дает ответ на самые важные вопросы любого бизнеса — растет бизнес или нет, сколько денег из заработанных мы можем инвестировать в расширения бизнеса или использовать на выплату дивидендов владельцам.

Для решения этой задачи и используется управленческий баланс, с помощью его мы можем сравнить состояние всех активов (товаров, материалов, дебиторской, кредиторской задолженности, денег, ...) на текущий момент с состояниям в прошлом отчетном периоде. Так мы сможем оценить увеличились или уменьшились активы бизнеса, и какую реальную сумму прибыли сгенерировал наш бизнес за анализируемый период.

Управленческий баланс по соей структуре более понятен для руководства чем бухгалтерский, и часто он разрабатывается при активном участии руководящего состава предприятия.

КОНСОЛИДАЦИЯ

 

Распределение затрат между всеми организациями бизнес структуры

Многие бизнесы имеют в своем составе несколько юридических лиц или частных предпринимателей, такое положение дел чаще всего связано с минимизацией затрат на уплату налогов или другими ограничениями в сфере налогообложения. Иногда собственники разделяют бизнес по направлениям деятельности, иногда держат одну организацию постоянно, остальные используют как временные. Но даже если у вас одна организация то наверняка в своей работе приходится использовать неучтенную наличку, учитывать которую нужно в управленческом учете.

При этом, все эти организации, как правило используют общие ресурсы: офис, цех, склад, автотранспорт, программа автоматизации, за которые платит какая либо организация из бизнес структуры, и соответственно в финансовом учете все затраты ложатся именно на эту организацию. При таком состоянии дел вычислить правильно себестоимость и соответственно прибыть по направлениям деятельности или по конкретным продаваемым товарам, предоставляемым услугам, не предоставляется возможным. Задачей управленческого учета является консолидированное ведения затрат по всем организациям бизнес структуры, правильное их распределение на себестоимость товаров, производимой продукции, с тем чтобы можно было точно определить прибыльность и установить конкурентную цену на свои товары, продукцию, услуги.

Перемещение, распределение товаров, сырья между всеми организациями бизнес структуры

Довольно часто встречаются ситуации когда товары закупаются на какую то организацию входящую в бизнес структуру, а продуются с других организаций или же просто за наличные. Такое положение дел часто связано с тем что разные покупатели имеют разную систему налогообложения, и в соответствии мы продаем товар с той организации, реализация товара с которой будет нам экономить налоги. Применяя такой подход мы не только экономим на налогах, но и можем уменьшить цену реализации для конкретного клиента что повышает нашу конкурентоспособность. Задачей управленческого учета является возможность ведения консолидированного учета товарно материальных ценностей по всех организациях бизнес структуры, и организации перемещения товаров с одной организации на другую для поддержания правильности ведения бухгалтерского учета.

Консолидированное планирование

Эффективная работа бизнеса невозможна без консолидированного планирования деятельности всех его организаций. Ведь собственник бизнеса должен точно понимать какой объем продаж должен быть в планируемом периоде, какие затраты он понесет, какой будет денежный поток, какие инвестиции он сможет осуществить. Управленческий учет должен обеспечить сквозное планирование по всем организация, подразделениям бизнес структуры, и предоставить собственнику актуальные планы.

ОПЕРАТИВНОСТЬ

 

Оперативное отражение бизнес операций

Многие воспринимают понятие управленческий учет именно как оперативный учет, и в этом его большое отличие от бухгалтерского учета. Операции в управленческом учете проводятся в оперативном режиме не зависимо от того оформлены они документально или нет, бухгалтерский учет подразумевает всегда наличие первичных документов только после их получения бухгалтер сможет сделать соответствующие проводки. На практике это означает, например:

  • если товар фактически поступил на склад то он сразу же попал в компьютерную систему и менеджеры могут заняться его реализацией или оформлять отгрузку;
  • клиент фактически оплатил товар и забрал его со склада но еще не оформил бухгалтерские документы в таком случае купленный товар должен мгновенно сняться с складских остатков, чтобы не быть ошибочно проданным другому клиенту, или дезориентировать специалиста отвечающего за снабжение.

Управленческий учет кроме регистрации фактов хозяйственной деятельности может регистрировать также договоренности и намерения, например мы договорились что клиент приобретет определенный товар который мы отгрузим после оплаты, на время пока мы ждем оплату мы можем зарезервировать на складе заказанные позиции товара клиентом чтобы не продать кому то другому.

Отслеживание, управление ходом выполнения бизнес операций

Часто в сферах производства, оптовой торговли, промежуток между оформлением заказа клиенту и его фактической отгрузкой занимает продолжительное время, и во многих случаях время ожидания как для клиента так и для менеджера продавшего товар напоминает черный ящик, где разобраться что происходит с заказом в данный момент просто невозможно.

Правильно разработанная система управленческого учета должна информировать как ответственных сотрудников внутри компании, так и заказчика, о ходе выполнения и готовности заказа. Оперативное информирование ответственных сотрудников участвующих в цепочке выполнения заказа, о его текущей стадии, позволит в значительной степени ускорить передачу заказа с предыдущего на следующий этап его выполнения. Информирование контрагента о ходе выполнения его заказа например с помощью E-mail, или СМС снимет напряжения в ходе ожидание, и сократит время на личные контакты менеджера с клиентом.

ПРОГРАММА УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА

 

Управленческий учет с нуля рационально разрабатывать используя автоматизированную систему в которой уже содержатся основные бизнес процессы для построения управленческого учета, создав основную структуру, не сложно будет добавлять к ней дополнительные компоненты которые уникальны для вашего вида бизнеса.

Автоматизация управленческого учета начинается с выбора программного продукта который будет максимально соответствовать специфике деятельности и размеру вашей компании. Управленческий учет для малого, среднего бизнеса лучше автоматизировать используя программу BAS Малий бізнес, для более крупного бизнеса подойдут программы, BAS Управління торгівлею , BAS Комплексне управління підприємством, BAS ERP.

Построение управленческого учета может занять много времени, и потребовать немалых усилий, но в результате вы получите систему которая выведет ваш бизнес на новый уровень развития, сделает его более эффективным, прибыльным, и конкурентным.