Розжени свій бізнес, стань лідером! НЕТСОФТ - реальна автоматизація бізнесу.
Управлінський облік

УПРАВЛІНСЬКИЙ ОБЛІК - ПРАКТИЧНЕ ЗАСТОСУВАННЯ В БІЗНЕСІ

Управлінський облік - словосполучення яке знає кожен бізнесмен, але при цьому, немає єдиної думки що це таке і кожен підприємець розуміє його по різному. Якщо взяти цитату з вікіпедії то значення управлінського обліку таке «Управлінський облік - упорядкована система виявлення, вимірювання, збору, реєстрації, інтерпретації, узагальнення, підготовки та надання важливої ​​для прийняття рішень по діяльності організації інформації та показників для управлінської ланки організації (внутрішніх користувачів - керівників ). Основним завданням управлінського обліку є відповідь на питання, в якому стані знаходиться організація, як необхідно розподілити наявні ресурси, щоб підвищити ефективність діяльності. » звучить інформативно але зовсім не розкриває практичну суть управлінського обліку. Зі свого двадцятирічного досвіду автоматизації бізнесу знаю що «конкуренція знаходиться в сфері незримого» тому в цій статті я хочу трохи відкрити таємницю що таке управлінський облік на практиці і як його використовувати для досягнення високих показників діяльності кампанії і створення з його допомогою стійкої конкурентної переваги вашої компанії на ринку, і що повинна вміти ваша програма управлінського обліку.

ОБЛІК

 

Витрати, собівартість, прибуток

В якій би галузі ви не вели бізнес часто вартість закуповуваних товарів, сировини, матеріалів жорстко прив'язана до курсу твердих валют, зміна яких призводить до значних коливань закупівельних цін. З недавнього часу вартість такого важливого енергоресурсу як газ теж не фіксована і залежить від багатьох факторів в тому числі і сезону (влітку дешевше / взимку дорожче). Тому перед підприємцями постає питання, як же правильно встановити ціну на свої товари або вироблену продукцію, і часто через складності ручного обчислення собівартості в реальному часі питання з установкою ціни вирішується просто - відділ планування один раз вираховує ціну на товари / вироблену продукцію, керівництво накидає свій відсоток рентабельності, і за такою сформованою ціною відділ продажів намагається збути продукцію. Але чим більше часу проходить, чим більше змінюється ціни по закупівлям, тим менш правильною стає продажна ціна. Адже якщо собівартість зменшується а ціна залишилася старою то найімовірніше відбуватиметься відтік клієнтів до тих продавців хто привів ціни у відповідність з реальною ринковою ситуацією, якщо закупівельні ціни підвищилися то наш прибуток від продажів не буде перекривати собівартість. Всі ці процеси часто відбуваються повільно і непомітно, але результати завжди однакові - зменшення обсягів продажів, зменшення прибутку, втрата ринків або банкрутство.

Іншим важливим фактором управлінського обліку при розрахунку собівартості і прибутку, є правильне відображення витрат на амортизацію основних засобів. Часто бухгалтерія підприємства веде облік виходячи з норм податкового обліку, і амортизує основні засоби максимально швидко щоб провести якомога більше витрат в податковому обліку, і в більшості випадків ігнорує реальну вартість основних засобів яка може значно збільшиться протягом тривалого часу. Мета управлінського обліку - максимально чітке розуміння яка буде ціна основного засобу в кінці часу його експлуатації, і який реальний час пройде перед тим як його необхідно буде замінити. Виходячи з цього знання ми зможемо включити в собівартість товарів таку суму амортизації, яка з одного боку, не завищить його собівартість і в результаті продажну ціну, але при цьому дасть можливість накопичити достатньо грошей щоб замінити зношені основні засоби новими. Досягти правильного обчислення витрат, собівартості і прибутку в реальному часі неможливо (або дуже затратно) без використання програмного забезпечення для ведення управлінського обліку, впровадження таких систем дозволить вижити і процвітати в нашому мінливому ​​і конкурентному бізнес середовищі.

Облік у твердій валюті

На жаль наша країна все ще живе від кризи до кризи і ціни на сировину, матеріали, засоби виробництва і працю в національній валюті часто катастрофічно змінюються з плином часу. Так наприклад курс долара в 2007 році був 5 грн. в 2008 8 грн. в 2017 28 грн. в 2020 опустився до 25, а потім знову піднявся до 28 грн. Коливання курсів в значній мірі впливають на весь бізнес, роблять його абсолютно непрозорим для власників підприємств, адже сьогодні закупивши товар за однією ціною в гривнях, ми не знаємо чи вистачить виручених від продажу грошей на наступну закупівлю товарів, або просто розрахуватися з постачальником за поточними зобов'язаннями. Острівцем стабільності в хаосі бізнесу може стати ведення управлінського обліку в твердій валюті, це дозволити бачити реальну суму закуплених товарів, матеріалів, суми дебіторської, кредиторської заборгованості, поточну вартість основних засобів. Така інформація дозволить більш грамотно встановити ціни на свої товари, продукцію, побудувати вигідну політику розрахунків з постачальниками, клієнтами, виплачувати справедливу зарплату співробітникам і тим самим уникнути плинності кадрів, і нарешті бачити реальний результат (прибуток або збиток) своєї діяльності. Хороша програма управлінського обліку повинна вміти вести облік на вибір користувача як в національній валюті так і в твердій.

Управлінський баланс

Підприємці які тільки починають впроваджувати управлінський облік часто зосереджуються на обліку грошових коштів:

  • скільки грошей на рахунках в касах;
  • на які цілі витрачаються гроші;
  • звідки до нас приходять гроші.

Управління грошовими потоками часто дає відчуття контролю над ситуацією, адже якщо кількість грошей на рахунках збільшується то це означає що ми все робимо правильно. На практиці такий метод ведення управлінського обліку не враховує багатьох інших факторів які впливають на оцінку успішності бізнесу, наприклад:

  • Зусиллями комерційного відділу вдалося скоротити дебіторську заборгованість, відповідно грошей стало більше і начебто це відмінно, але при цьому прибутку не стало більше, просто стало більше грошей (тобто ліквідних активів).
  • Аналіз грошового потоку не враховує майбутні грошові витрати, наприклад заміну засобів виробництва, оновлення автопарку, ремонти офісних, виробничих приміщень.
  • Збільшення грошових коштів може бути пов'язано із залученням нових інвестицій від власників або у вигляді кредитів, що збільшує наявність грошових коштів за рахунок кредиторської заборгованості.

В результаті контроль над грошовими потоками не дає відповідь на найважливіші питання будь-якого бізнесу - зростає бізнес чи ні, скільки грошей із зароблених ми можемо інвестувати в розширення бізнесу або використовувати на виплату дивідендів власникам.

Для вирішення цього завдання і використовується управлінський баланс, за допомогою нього ми можемо порівняти стан всіх активів (товарів, матеріалів, дебіторської, кредиторської заборгованості, грошей, ...) на поточний момент з станом в минулому звітному періоді. Так ми зможемо оцінити збільшилися або зменшилися активи бізнесу, і яку реальну суму прибутку згенерував наш бізнес за аналізований період.

Управлінський баланс за соєю структурі більш зрозумілий для керівництва ніж бухгалтерський, і часто він розробляється за активної участі керівного складу підприємства.

КОНСОЛІДАЦІЯ

 

Розподіл витрат між усіма організаціями бізнес структури

Багато бізнесів мають в своєму складі кілька юридичних осіб або приватних підприємців, такий стан справ найчастіше пов'язано з мінімізацією витрат на сплату податків або іншими обмеженнями в сфері оподаткування. Іноді власники поділяють бізнес за напрямками діяльності, іноді тримають одну організацію постійно, інші використовують як тимчасові. Але навіть якщо у вас одна організація то напевно в своїй роботі доводиться використовувати невраховану готівку, яку потрібно включити в управлінському обліку.

При цьому, всі ці організації, як правило використовують загальні ресурси: офіс, цех, склад, автотранспорт, програму автоматизації, за які платить яка-небудь організація з бізнес структури, і відповідно в фінансовому обліку всі витрати лягають саме на цю організацію. При такому стані справ обчислити правильно собівартість і відповідно прибути за напрямками діяльності або по конкретним проданим товарам, послугам що надаються, не здається можливим. Завданням управлінського обліку є консолідоване ведення витрат по всіх організаціях бізнес структури, правильний їх розподіл на собівартість товарів, продукції що виробляється, з тим щоб можна було точно визначити прибутковість і встановити конкурентну ціну на свої товари, продукцію, послуги.

Переміщення, розподіл товарів, сировини між усіма організаціями бізнес структури

Досить часто зустрічаються ситуації коли товари закуповуються на якусь організацію яка входить в бізнес структуру, а продаються з інших організацій або просто за готівку. Такий стан справ часто пов'язане з тим що різні покупці мають різну систему оподаткування, і відповідно ми продаємо товар з тієї організації, реалізація товару з якої буде нам економити податки. Застосовуючи такий підхід ми не тільки економимо на податках, але й можемо зменшити ціну реалізації для конкретного клієнта що підвищує нашу конкурентоспроможність. Завданням управлінського обліку є можливість ведення консолідованого обліку товарно-матеріальних цінностей по всіх організаціях бізнес структури, і переміщення товарів з однієї організації на іншу для підтримки правильності ведення бухгалтерського обліку.

Консолідоване планування

Ефективна робота бізнесу неможлива без консолідованого планування діяльності всіх його організацій. Адже власник бізнесу повинен точно розуміти який обсяг продажів повинен бути в планованому періоді, які витрати він понесе, який буде грошовий потік, які інвестиції він зможе здійснити. Управлінський облік повинен забезпечити наскрізне планування по всім організація, підрозділам бізнес структури, і надати власнику актуальні плани.

ОПЕРАТИВНІСТЬ

 

Оперативне відображення бізнес операцій

Багато хто сприймає поняття управлінський облік саме як оперативний облік, і в цьому його відмінність від бухгалтерського обліку. Операції в управлінському обліку проводяться в оперативному режимі не залежно від того оформлені вони документально чи ні, бухгалтерський облік має на увазі завжди наявність первинних документів тільки після їх отримання бухгалтер зможе зробити відповідні проводки. На практиці це означає, наприклад:

  • якщо товар фактично надійшов на склад то він відразу потрапив в комп'ютерну систему і менеджери можуть зайнятися його реалізацією або оформляти відвантаження;
  • клієнт фактично оплатив товар і забрав його зі складу але ще не оформив бухгалтерські документи, в такому випадку куплений товар повинен миттєво знятися зі складських залишків, щоб не бути помилково проданим іншому клієнту, або дезорієнтувати фахівця який відповідає за постачання.

Управлінський облік крім реєстрації фактів господарської діяльності може реєструвати також домовленості і наміри, наприклад ми домовилися що клієнт придбає певний товар який ми відвантажимо після оплати, на час поки ми чекаємо оплату ми можемо зарезервувати на складі замовлені позиції товару клієнтом щоб не продати його комусь іншому.

Відстеження, управління ходом виконання бізнес операцій

Часто в сферах виробництва, оптової торгівлі, проміжок між оформленням замовлення клієнта та його фактичним відвантаженням займає тривалий час, і в багатьох випадках час очікування як для клієнта так і для менеджера який продав товар нагадує чорний ящик, де розібратися що відбувається із замовленням в даний момент просто неможливо.

Правильно розроблена система управлінського обліку повинна інформувати як відповідальних співробітників усередині компанії, так і замовника, про хід виконання та готовності замовлення. Оперативне інформування відповідальних співробітників які беруть участь в ланцюжку виконання замовлення, про його поточну стадію , що дозволить в значній мірі прискорити передачу замовлення з попереднього на наступний етап його виконання. Інформування контрагента про хід виконання його замовлення наприклад за допомогою E-mail, або СМС, зніме напруги в ході очікування, і скоротить час на особисті контакти менеджера з клієнтом.

ПРОГРАМА УПРАВЛІНСЬКОГО ОБЛІКУ

 

Управлінський облік з нуля раціонально розробляти використовуючи автоматизовану систему в якій вже містяться основні бізнес процеси для побудови управлінського обліку, створивши основну структуру, не складно буде додавати до неї додаткові компоненти які є унікальними для вашого виду бізнесу.

Автоматизація управлінського обліку починається з вибору програмного продукту який буде максимально відповідати специфіці діяльності та розміру вашої компанії. Управлінський облік для малого, середнього бізнесу краще автоматизувати використовуючи програму BAS Малий бізнес, для більшого бізнесу підійдуть програми, BAS Управління торгівлею , BAS Комплексне управління підприємством, BAS ERP.

Побудова управлінського обліку може зайняти багато часу, і вимагатиме чималих зусиль, але в результаті ви отримаєте систему яка виведе ваш бізнес на новий рівень розвитку, зробить його більш ефективним, прибутковим, і конкурентним.