НЕТСОФТ Облікове програмне забезпечення Управлінський консалтинг

АВТОМАТИЗАЦІЯ БІЗНЕСУ, АВТОМАТИЗАЦІЯ БІЗНЕС-ПРОЦЕСІВ КОМПАНІЇ - ОСНОВИ



  АВТОМАТИЗАЦІЯ БІЗНЕСУ, АВТОМАТИЗАЦІЯ БІЗНЕС-ПРОЦЕСІВ КОМПАНІЇ

Економічні реалії спонукають керівників компаній активно шукати нові шляхи для підвищення ефективності свого бізнесу. Все більше підприємців і управлінців розглядають автоматизацію обліку, автоматизацію бізнес-процесів компанії, як дієвий інструмент у конкурентній боротьбі, скороченні витрат бізнесу, підвищенні керованості компанією. Але якщо Ви новачок в цій темі то буває складно розібратися у великій кількості інформації про системи автоматизації бізнесу, і формується закономірне питання «автоматизація бізнес процесів з чого почати?». У цій статті я дам вступну інформацію по тих напрямках діяльності та бізнес процесах компанії, які раціонально автоматизувати, і причини чому системи автоматизації бізнесу будуть вам корисні.



АВТОМАТИЗАЦІЯ ОБЛІКУ

 

АВТОМАТИЗАЦІЯ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ

Комплексна автоматизація будь-якого підприємства (юридичної особи) не може обійтися без настройки і впровадження системи бухгалтерського обліку. Мета будь-якої бухгалтерської програми зводиться до накопичення облікових даних про господарську діяльність компанії, і підготовка на підставі зібрані даних звітності до контролюючих органів. Ще однією перевагою використання програми бухгалтерського обліку, може бути можливість подачі звітності та ведення документообігу з контрагентами в електронному вигляді, за допомогою електронної пошти. У ряді випадків, наприклад, невеликому обсязі господарських операцій, програма може служити надійним постачальником управлінської інформації про діяльність компанії. За допомогою бухгалтерської програми ви можете отримати управлінські дані по:

  • Залишках і рухах грошових коштів
  • Наявності та рухах товарів, матеріалів на складах
  • Заборгованість та розрахунки з покупцями, постачальниками
  • Стан, знос, основних засобів (автоматизація обліку основних засобів дозволить в лічені хвилини розрахувати і відобразити в обліку нарахування амортизації)

АВТОМАТИЗАЦІЯ КАДРОВОГО ОБЛІКУ

Автоматизація управління персоналом ставить собі за мету з одного боку накопичення кадрової інформації про прийом, звільнення, кадрові переміщення, заохочення та стягнення співробітників, з іншого боку інформацію про освіту, компетенціях, проходженні додаткових курсів та тренінгів, для виявлення найбільш талановитих співробітників і просування їх на ключові позиції в організації.


АВТОМАТИЗАЦІЯ ЗАРОБІТНОЇ ПЛАТИ

При великій кількості співробітників на підприємстві, розрахунок заробітної плати, вимагає багато часу і зусиль. Не рідко в зв'язку з величезною кількістю даних які необхідно розрахувати, за короткий час, допускаються помилки, що призводить до необхідності повторних перерахунків, і сплати штрафів за невірно підготовлену звітність. Програма розрахунку заробітної плати дозволить:

  • Провести нарахування та утримання співробітників
  • Розрахувати відпускні, лікарняні, відрядження
  • Провести виплату зарплати співробітникам
  • Підготувати об'ємні звіти (1ДФ, Персоніфікація)

АВТОМАТИЗАЦІЯ УПРАВЛІНСЬКОГО ОБЛІКУ

Якісна автоматизація управлінського обліку на підприємстві, здатна створити стійку конкурентну перевагу або посилити домінацию на ринку. Адже якщо бухгалтерський облік дає відповідь тільки на питання «Скільки» і іноді «Хто / Що» наприклад, нам повинні 10000 грн. (Скільки) контрагент ТОВ «Борги» (хто / що), то управлінський облік здатний відповісти на питання «Скільки» , «хто / що», «Коли», «Де», «Як» наприклад, нам повинні 10000 грн. (скільки) контрагент ТОВ «Борги» (хто / що) відповідальний менеджер за роботу з клієнтом Петренко О. М. ( хто / що), коли контрагент поверне борг (коли), поверне борг весь відразу або частинами (скільки), які дії ми можемо здійснити для повернення боргу (як). По суті управлінський облік має на меті - виявити всю важливу інформацію і бізнес-процеси які відносяться до роботи вашого підприємства, організувати занесення цієї інформації в комп'ютерну систему, призначити відповідальних за виконання бізнес-процесів і виконання планових показників роботи компанії, налаштувати звіти які допоможуть швидко виявити проблемні місця роботи компанії і відстежувати тенденції. Управлінський облік багатогранний і індивідуальний для кожної конкретної компанії, він повинен розвиватися і зміняться у відповідь на зміни ринкового середовища та умов ведення бізнесу. В недалекому майбутньому, добре налагоджена система управлінського обліку, стане необхідною умовою виживання для середнього та зростаючого малого бізнесу.



АВТОМАТИЗАЦІЯ УПРАВЛІННЯ ПІДПРИЄМСТВОМ

 

АВТОМАТИЗАЦІЯ ВИРОБНИЦТВА

Автоматизація виробництва дає бізнесу широкі можливості з обліку, управління та планування виробничих процесів і виробничих операцій.

Облік виробництва за допомогою автоматизованих систем дає можливість в реальному часі розраховувати попередню і в кінці місяця фактичну собівартість випуску продукції з урахуванням поточних цін на сировину і матеріали. Розрахунок собівартості випуску продукції дає можливість більш точно встановити ціну на неї і визначити рамки торгу за які менеджери з продажу не повинні виходити щоб зберігалася прийнятна рентабельність. Також бачачи поточні витрати випуску продукції можна коригувати заробітну плату виробничого персоналу відповідно з існуючим рівнем оплати праці в галузі і недопущення відтоку кваліфікованого персоналу з підприємства.

Вводячи в облікову програму замовлення покупців на продукцію або наші плани по виробництву, ми можемо точно визначити яка сировина і матеріали та в який термін необхідні для виробництва запланованого нами обсягу випуску. Це дає можливість спланувати закупівлю і логістику потрібного обсягу сировини і матеріалів і уникнути надлишкового зберігання матеріалів на складах.

Одним з ключових питань на яке повинна дати відповідь автоматизація виробництва є - скільки і яке обладнання і скільки і які фахівці потрібні для виробництва запланованого випускаю. Правильне планування завантаження ресурсів компанії, ключовий момент в підвищенні ефективності виробничої діяльності.


АВТОМАТИЗАЦІЯ БЮДЖЕТУВАННЯ

Часто на початку функціонування бізнесу в компанії працює всього кілька людей і керівник особисто керує і контролює всі доходи і витрати підприємства. Він знає скільки може заробити його бізнес і куди він ці гроші витратить, наприклад: зарплата, поїздки, реклама .... Але коли бізнес зростає і в ньому задіюються все більше людей, формуються підрозділи за напрямками діяльності, то в такій ситуації керівник уже не може встежити за всім, і природно що лідери підрозділів можуть знати про свою спеціалізацію і ринкової ситуації більше ніж директор. Автоматизація бюджетування спрямована на те щоб передати можливість підрозділам самим розпоряджатися коштами і вирішувати куди їх краще інвестувати для отримання найкращого результату роботи підрозділу, при цьому формуючи прозору для керівництва систему витрачання грошей. В рамках бюджетного процесу можуть формуватися: плани продажів, бюджети доходів і витрат, також обчислюється необхідний обсяг грошових ресурсів, який може забезпечити фінансову стійкість, платоспроможність і ліквідність балансу підприємства. Передавши повноваження розпоряджатися коштами і відповідальність за досягнення результатів в підрозділи підприємства, керівництво може зосередиться на більш важливих стратегічних цілях свого бізнесу.



АВТОМАТИЗАЦІЯ ТОРГІВЛІ

 

Спільними для всіх видів торговельної діяльності є бізнес-процеси:

  • Організація постачання та закупівля товарів - включає в себе можливості формування і управління асортиментом, аналіз цінових і акційних пропозицій постачальників, планування логістики і доставка товарів.
  • Склад - оприбуткування товарів на склад, продаж товарів, контроль залишків, аналіз оборотності і ліквідності товарів.
  • Ціноутворення і програми лояльності - програма дозволяє організувати гнучку систему установки цін і бонусів для покупців базуючись як на собівартості придбаних товарів так і на історії покупок клієнта, або орієнтовану на маркетингову політику торгового підприємства. Прикладом бонусних програм може служити картки лояльності, знижки за придбання певного набору або кількості товарів, знижки в певні години роботи магазину.
  • Облік часу роботи співробітників - якщо на торговому підприємстві працює багато персоналу то за допомогою програми ви зможете скласти графік роботи співробітників і проконтролювати його виконання.

АВТОМАТИЗАЦІЯ МАГАЗИНУ, АВТОМАТИЗАЦІЯ БУТІКА

Явною вигодою від автоматизації магазинів є можливість оперативно контролювати складські запаси і виручені від продажу кошти, що дозволяє знизити кількість краж персоналом товарів і грошей, швидко шукати не добропорядних співробітників і не перекладати провину за недостачі на весь колектив.


АВТОМАТИЗАЦІЯ СУПЕРМАРКЕТА

Особливістю автоматизації магазинів самообслуговування є те що для забезпечення зручності і швидкості обслуговування покупців, програма повинна вміти працювати з величезною кількістю торгового обладнання: сканери штрих кодів, фіскальні і не фіскальні принтери, ваги, термінали самообслуговування, зчитувачі карт.


АВТОМАТИЗАЦІЯ ІНТЕРНЕТ МАГАЗИНУ

Основною стратегією автоматизації інтернет магазину є налагодження повноцінного обміну даними між сайтом і обліковою програмою, що дозволить значною мірою скоротити і оптимізувати процес прийому замовлень і обслуговування клієнтів. Облікова програма, повинна вміти вивантажити на сайт інформацію про залишки або терміни очікуваного надходження товарів і завантажити з сайту замовлення клієнтів і інформацію про покупців. Також важливим завданням програми є інформування покупця про хід виконання замовлень за допомогою електронної пошти або СМС повідомлень, формування маркетингових розсилок на підставі інформації про клієнтів завантаженої з сайту.



ПРОГРАМИ ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦІЇ БІЗНЕСУ

 

Комплексна автоматизація бізнесу вимагає застосування передового програмного забезпечення без якого реальна автоматизація підприємства просто неможлива. Перевагами системи «1С:Підприємство 8.3» є наявність величезної кількості типових і галузевих прикладних рішень функціонал яких задовольнить запити самого вимогливого користувача. І навіть якщо ви захочете розширити можливості програми то це можна зробити буквально за лічені години, адже програма «1С:Підприємство 8.3» має найбільш передову в своїй галузі системоу швидкої розробки бізнес додатків.

ПРОГРАМИ ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦІЇ ОБЛІКУ


ПРОГРАМИ ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦІЇ ТОРГІВЛІ



ЩО ТАКЕ АВТОМАТИЗАЦІЯ БІЗНЕС ПРОЦЕСІВ ПІДПРИЄМСТВА

 

Щоб зрозуміти що таке автоматизація бізнес процесів необхідно розібратися з тим що являє собою поняття бізнес-процес, а бізнес-процес це послідовність робіт, що відноситься до виробничої господарської діяльності підприємства. Бізнес-процес включає в себе ієрархію взаємопов'язаних дій (завдань), що реалізують одну або кілька бізнес-цілей компанії. Іншими словами, бізнес-процес це регламентований ланцюжок дій, що приводить до певного результату, наприклад продажу вашого продукту клієнту, виробництво певного виду продукції, надання сервісних послуг.

Автоматизація бізнес процесів це перенесення розроблених на папері бізнес-процесів (ланцюжків регламентованих дій) в облікову систему компанії, роблячи їх живими і доступними для всіх учасників бізнес діяльності.

Навіщо бізнес-процеси потрібні в системі автоматизації?

  • Щоб задавати правильну послідовність дій для досягнення потрібного результату.
  • Щоб для кожного етапу роботи (бізнес-процесу) був відповідальний співробітник. Той з кого можна спитати за результат.
  • Щоб компанія працювала в єдиному ритмі і стандарті. Наприклад, можна проаналізувати хід виконання поточних бізнес-процесів і виявити стадії (завдання), на яких втрачається час.
  • Щоб копіювати досвід кращих співробітників, створюючи на базі цього чіткі інструкції і регламенти для співробітників.
  • Щоб контролювати процес виконання виданих співробітникам доручень.
  • Щоб контролювати стан бізнесу: скільки всього відкритих процесів, на якому етапі знаходяться, коли закінчаться. Це дозволяє підвищити керованість бізнесу.